传统的手工办公方式已经无法满足现代办公的需求,收发文管理系统作为提高工作效率、规范办公制度,增强办公的透明性,实现信息、文档资源的统一管理,方便领导决策,逐步实现无纸化办公的重要工具,越来越受到人们的重视。
我们选择B/S三层结构,后台数据库采用SQL Server,WEB服务器运行微软的IIS,以ASP(Active Server Pages)作为开发工具,客户端用IE浏览器。
B/S模式体系结构概述
B/S模式是指在TCP/IP的支持下,以HTTP为传输协议,客户端通过Browser访问Web服务器以及与之相连的后台数据库的技术及体系结构。它由浏览器、Web服务器、应用服务器和数据库服务器组成(图1)。B/S模式突破了传统的文件共享及C/S模式的限制,实现了更大程度的信息共享,任何用户只要通过浏览器即可访问数据库,从而克服了时间和空间的限制。
B/S模式的工作原理是:客户端的浏览器通过URL访问Web服务器,Web服务器请求数据库服务器,并将获得的结果以HTML形式返回客户端浏览器。
功能模块
基于收发文档一体化的实现机制,可将系统分为如下几个子模块。
(1) 系统管理
作为系统管理员,他可以对整个系统进行维护,包括人员维护、科室维护、模块维护、人员职能维护、人员职务维护、用户权限维护、用户口令维护、系统配置项的维护另外还可以对全局公告栏的类别进行维护。
(2) 发文管理
发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理。如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成,所有的工作流程可以由用户自定义,所有的送交批阅痕迹,修改痕迹,操作时间和操作人都被详细保留。同时,对发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。
它主要的用于像公司规章制度的形成、档案室制度的形成、财务室制度的形成、干部任免文件的形成、职工奖罚规定的形成、库存管理制度的形成、安全生产制度的形成、及其它对所有人都具有约束性的文件的形成过程。
图(2)是整个发文的流程图,用户可以根据需要选择其中的某些步骤来完成发文的管理。
图2
(3) 收文管理
收文管理主要对外来公文进行登记和处理。主要用于登记像税务局发来的文件、公安部门发来的文件、总公司发来的文件行业主管部门来文的处理过程、协作单位发来的文件处理过程、兄弟单位发来的文件处理过程、及其它外来的公文文件的处理过程。
主要的处理过程有:收文登记、主任拟办、领导批示、处室承办、传阅、送交归档等功能。在领导批办界面可以将文件送往更高一级的领导进行审批,到底由哪些处室承办,送交给哪些处室由最高领导决定。管理人员可以通过“收文查询操作”对收文处理全过程进行跟踪与监督。
对办理完毕的收文系统还提供全文检索、条件检索、统计等功能。
图(3)是整个收文的流程图,用户可以根据需要选择其中的某些步骤来完成收文的管理。
图3
(4) 档案管理
对本部门或其它部门发送的文件进行接收,然后将文件进行组卷(将文件组入某一案卷中)、移卷(将某案卷中的文件移动至其它案卷)、移出(将某案卷中的文件移出案卷)。对于未立卷的收发文文件,可以组卷。对于档案可以进行封卷,拆卷,销毁案卷,对封卷的案卷或未封卷的案卷都可以进行借阅和查询管理,您可以在此进行档案的借阅、归还。还可以对档案的阅读权限进行有效地分配管理。
相关的实现技术
1、典型数据表的设计
在收发文管理系统中,任意收文或发文文件都对应一个默认流程(事先已经定义好了),文件按照流程中指定的步骤逐次向下流转。以某收文流程为例有:收文登记—〉主任拟办—〉领导批办—〉处室承办—〉送