国际物流及代理企业是为进出口业务提供货物运输代理业务的企业。主要从事货物进出口的定舱、报关报验、货物堆存、拆装箱、转栈运输、各种运输方式之间的多式联运业务。目前,国际间的物流及相关代理活动已成为我国对外贸易中不可缺少的重要环节,随着我国对外贸易的不断增长,它将逐步发展成一个新型行业。本文将结合国际物流及相关代理企业生产经营的特点,探讨物流及代理企业如何使用财务软件进行账务处理。
一、国际物流及代理企业账务核算的特点
1、国际物流及相关代理企业因从事进出口货物运输和国际海运的代理业务,费用种类较多,不仅包括国内各种陆路运费、装卸费、堆存费,还包括国际海运、航空运输以及国外运费和各个环节的代理费用。大部分费用需要以外币(如美元)进行标价和结算,因此在会计核算上不仅涉及人民币核算,而且还涉及外币业务的核算。
2、往来结算环节多且复杂。国际物流及相关代理企业的业务大部分是代收代付业务,往来核算量相当大。结算包括大量的代收代付款项,应收款、应付款较多,占用的结算资金多,短期内应付的债务大,一方面要认真组织应收账款的催收,保证资金供应,另一方面要认真核对应付账款,保证及时准确付款,以免影响业务的正常开展。
3、往来单位多,且复杂多变,核算时容易出错。如业务人员在书写往来单位名称时随便,或业务单证在传递过程中,不同的操作人员在书写往来单位名称时不一致,很容易造成往来单位“错户”,“窜户”,“一户多名”现象,从而导致往来账混乱。所以核算时要准确确定货主往来单位名称。
二、账务设置的具体要点
1、货币资金类(包括现金、银行存款及其他货币资金)科目具体设置要点包括以下几方面:
(1)首先应按照货币资金“日清月结”的要求,将其设置成日记账的格式。(2)应按照不同的币种分开设置明细账。即将本位币和外币账分设,对于外币现金或银行存款应单独核算,不仅要对外币折成的本位币进行详细核算,而且还要对外币原币进行辅助核算,便于按财务制度的要求在期末对外币货币资金进行汇兑损益汇转。(3)对于现金还应按保存地点不同分设明细账。(4)对于银行存款除按币种分设外,还要按在银行开设的不同账户设置明细账,便于财务软件能自动核算银行已达账,统计未达账及编制银行存款余额调节表。(5)根据内部管理的需要,还可对所有货币资金的顶级明细科目设置辅助核算功能,如设置项目核算功能,将货币资金的收付按用途或性质设置成项目管理科目,便于资金收入的统计、资金管理及其分析的需要,满足和方便编制现金流量表。
2、其他应收、应付账款类科目的设置:对于在企业生产经营过程中发生的与生产经营活动无直接关系的代收、代付、暂收暂付款,应按下列程序设置。
(1)先以这类款项的性质、内容为标准设置明细科目,如应收押金、应收内部单位利润等。(2)对于涉及外币的其他往来款,还应在前者的基础上再按币种分别设置明细科目或三级科目。(3)在前面两种标准分类设置明细科目基础上,再将所有明细科目设置成末级明细科目,并将所有的末级明细科目设置成“单位往来核算”的辅助账核算形式,而不是在每个明细科目下按传统的手工账要求,按往来单位名称设置成明细科目。因为这样做明细科目太多,不便于往来账的查询、统计、分析以及利用财务软件的特有优势进行往来账款的核对和核销。(4)有些其他往来款项,若和内部单位职工个人有关的,如:备用金、应付未付职工工资等,应在按往来款项的性质、内容和币种进行明细分类设置成明细账后,直接将其设置成个人往来类的辅助账核算形式。不能按每个人再设置明细科目,那样明细科目既多又乱,而应按人名将其设置成个人往来账核算形式,在个人往来核算模块中进行核算、查询、分析、汇总、核销等,可大大提高用账的效率。
3、固定资产、存货等科目的设置:应根据会计制度的要求,按固定资产、存货的性质及用途进行分类,设置明细科目,然后还可按大的资产类别设置明细科目。对于企业规模比较大且资金、存货数量比较多的企业,建议使用单独的且与财务软件配套的固定资产、存货软件进行更为详细的核算。而对于规模小,核算量较小的企业,可以在设置明细科目的基础上采用辅助明细账的核算形式。
(1)首先按资产管理的部门或存货存放的地点将其设置成部门管理辅助账。(2)对于资产、存货应将其设置成数量金额式明细账,既核算价值,又能核算其数量变动。(3)然后按资产和存货的类别,将其设置成项目管理辅助账,这样不仅能核算出资产及存货的价值数量增减变动情况,而且还可以增加与资产和存货相关的辅助内容,如资金购置时间、规格型号、购置的责任人、产地等信息资料。
4、对外投资类科目的设置:先按种类分为股票、债券、其他,再按币种划分明细。辅助账应将其设置为单位往来账。
(1)无论长期投资,还是短期投资,应先按投资的性质设置明细科目如股票投资、债券投资、股权投资、其他投资。对于采用权益法核算的长期股权投资,还应根据投资管理的需要在长期股权投资下设“投资成本”、“股权投资差额”、“损益调整”和“股权投资准备”四个三级明细科目。(2)按照被投资单位的名称或股票、债权的名称,将各末级明细科目设置成“单位往来”类核算科目,利用财务软件中的辅助账功能核算各被投资单位。(3)根据管理的需要还可将各种投资设置成项目管理辅助核算科目,以便于准确核算每一投资的具体增减变动情况。
5、工资结算类,“应付工资”应设置“上年结转”、“本年增加”、“本年减少”明细科目。
6、损益类,为了避免成本类明细科目出现贷方发生额、收入类科目出现借方发生额而累计发生额无法准确反映某一时段数,以及为结转损益的方便和结转后还能查询到有关科目某个时段的发生额及余额,每一损益科目建议增加“结转××××”科目。结转损益时不是将所有损益明细科目转为“零”,而是通过增加的“结转××××”科目将同级损益科目的“发生额合计数”转入“本年利润”科目,使损益类一级科目转为“零”。在保留各损益明细科目余额时保证总账科目余额为零。
7、权益类,应设置“上年结转”、“本年增加”、“本年减少”明细科目。另外,有些科目设置可用明细科目代替总账科目,例如“营业税金及附加”科目不用分别设置总账和明细科目。但建议分别设置总账和明细科目,若单位管理需要,还可在明细级增设明细科目。
8、应收账款及应付账款类科目的设置:国际物流及代理企业的生产经营特点,使往来账的核算即应收账款和应付账款的核算成为会计核算的重中之重,应分别根据国际物流企业所涉及的国际货运代理、国际多式联运、陆运及装卸堆存的生产经营特点及内部管理的具体要求,具体设置步骤、程序如下:
(1)按管理、统计需要考虑明细科目的层次及内容。根据内部管理及统计考核的需要来设置明细科目的层次及详细程度。对于需单独考核统计汇总的往来款项,应单独设置明细科目,且将明细科目设置的越细越好,如果有必要还可考虑增加明细科目的层次。对于发生数量较少且内容比较简单、管理上也没有特殊要求的往来款项,可考虑设置简单一点、层次少一点或者可以把几个费用款项合计设置成一个末级明细科目,如陆运企业的陆运费应设置详细点,而为货主代垫的报关费、三检费及其他服务费可根据数量及内容的多少合并设置。
(2)按应收、应付账款核算的费用种类设置最末级明细科目。在设置应收及应付账款时,应按费用种类分别设置明细科目,如按海运费、国际联运费、港杂费、报关报验费、装卸费、堆存费、其他服务费等等。当然,是详细按种类划分,还是按几个费用种类合并成一个或几个明细科目分别设置,取决于企业核算主体规模的大小,核算数量的多少。具体设置时应考虑以下几方面原则:A便于核算挂账,挂账太细冲账会很麻烦,挂账太粗就不能反映详细内容;B便于搞清货主欠费详细内容,以有利于催收工作;C便于复核,太详细会增加复核量。
(3)应区分不同的核算币种分别设置末级明细科目。对于有外币结算的业务,应按不同币种(包括本位币)对应收或应付账款的下级科目设置最末级明细科目,以便于在按本位币核算的同时,能按会计制度的规定对原币进行辅助核算,同时还有利于在外币核算科目项下录入外币金额,进行汇率控制管理以及在期末按会计制度规定统一调整汇兑损益。
(4)对于往来单位的核算,在此不能按单位名称设置明细科目。国际物流及代理企业涉及结算的往来单位非常多,若按传统的手工账核算即按单位名称设置明细科目,会使明细科目非常多,在制单、查询、用账、统计时非常麻烦且容易造成核算混乱。为了提高核算效率,应充分利用财务软件中的往来核算功能,将所有涉及往来单位核算的末级明细科目设置成“往来单位”账类,将众多的往来单位名称放在单位往来辅助核算当中进行核算,不仅可提高核算效率,而且还增加了核算功能,便于查询、汇总、统计分析等。
(5)对有关的应收或应付账款的末级科目将其设置成项目类科目,以便于往来账的确认、查询、核对以及分析应收账款催收情况及其原因。例如:为了将来对大量的应收账款再按一定的标准进行划分,以方便结算双方查询、核对、结算和催收,同时可利用项目核算的特殊功能,增加查询条件,便于制单、复核、验证挂账与核销往来账,可按照国际物流及代理业务的重要标志——船名航次或物流项目名称为关键字段来设置核算项目,用于区分同一货主不同的船名航次下的各笔应收账款。利用船名航次来区分应收应付账款,理由是国际物流及代理企业多采用海运方式来完成国际间货物的流通,而船名航次又是区分国际海运不同公司、不同航线、不同笔货运提单的重要标识,便于国际物流及代理各环节的联系,如报关、报验、进出口代理、港口装卸、堆场拆装箱等等,都使用船名航次提单号来加以区别不同货物运输。因国际物流运输过程中,货物的收发都是按船名航次提单号加以区别的,每一笔货物与其船名航次提单号之间是一一对应的,因此便于结算双方往来账的查询、核对及核销。
(6)按揽货或操作业务人员的名称来进行辅助核算。为了细化应收账款的催收管理职责,将个人的揽货量,应收账款或收入的完成情况,应收账款的催收情况等指标有机地结合起来,将个人的业绩与个人的工资及奖金挂钩。根据考核的需要应按揽货及操作人员名称在应收或应付账款明细科目下利用财务软件的辅助核算功能,进一步明确每一位揽货及业务操作人员的应收账款催收职责,提高催收工作效率,保证每一笔应收账款的确认、催收都能找到相应的责任人,使应收账款、应付账款的管理科学有序责任明确。
通过上述设置,便于填制凭证时的复核,能将同明细科目、同单位、同项目名称的往来账归集在一起,以便于快速检查凭证填制的正误。在冲销应收、应付往来账时尤其方便,只要看最后的余额为零,即可认为作账正确,在核销收回或付出款项时,也是如此,对于已冲平的科目则不再显示。值得说明的是,在具体应收账款及应付账款的账目设置时,应根据企业内部管理的需要、财务管理的要求、企业规模大小、业务量的多少等因素综合考虑,充分利用财务软件的各种功能尤其是辅助核算功能,高效准确地为企业经营管理及经营决策提供所需的会计信息资料。
三、往来核算时应注意的问题
1、在凭证制作时,应采取参照录入法,以避免科目或往来单位或项目名称用错。往来单位的名称在录入及书写时一定要规范,避免将一个单位误分割成几个单位,造成催费损失,确保揽货部门、业务操作部门、业务统计及核算部门等各环节中的往来单位名称一致。
2、往来单位应设置专人经常维护,检查发现“分户”、“错户”,应利用软件中的***调整功能进行调整,一般每月应进行一次。
3、把好复核关,尤其对于往来单位,不仅要保证科目准确,而且辅助核算也要准确,即往来单位、项目名称、金额、业务人员等都要与实相符。所以在选择财务软件时一定要有过滤查询功能。